Бюджетный лимит в бюджете расходов определяет сумму бюджетных средств, которые могут быть израсходованы каждым конкретным подразделением на соответствующие нужды (по соответствующей статье). Статья в бюджете доходов определяет сумму, которую запланировали получить от данного подразделения по конкретному виду деятельности или продукту (статье доходов).

Первым этапом бюджетного цикла обычно является планирование и разработка бюджета. В организации, имеющей множество подразделений, основой проекта бюджета являются заявки подразделений. Система позволяет формировать заявки на бюджетные средства и обобщать их на любом уровне, получая таким образом суммарные потребности подразделений. В соответствии с настроенной схемой документооборота, возможно реализовать процедуру согласования объемов и назначения бюджетных средств между нижестоящими и вышестоящими подразделениями и руководителями.

Учитывая популярность Excel при бюджетном планировании, компания IIG реализовала также механизм импорта бюджета (бюджетных лимитов и заявок на бюджетные лимиты) из файлов Excel.

В процессе использования бюджетных средств осуществляется контроль за соответствием фактических расходов плановым показателям. При этом в зависимости от настроек существуют режимы жесткого и мягкого контроля; для каждого бюджетного лимита может быть определен свой режим. Мягкий контроль означает, что по данному бюджетному лимиту возможен перерасход, и при возникновении перерасхода пользователь лишь оповещается о данном факте. Жесткий контроль означает, что по бюджетному лимиту перерасход невозможен, и при попытке использовать больше средств, чем осталось в бюджете, выводится сообщение о невозможности выполнения операции.

Как правило, режимы мягкого и жесткого контроля используются совместно: для статьи бюджета «в целом» может быть задан режим жесткого контроля, а для входящих в ее состав подстатей – мягкого. Таким образом, например, можно ограничить общую сумму, выделяемую на закупку расходных материалов, но не регламентировать строго суммы по разным видам материалов.

В любой момент может быть получен отчет о фактическом состоянии бюджета и отклонении от плановых показателей по любой статье бюджета и любому подразделению. Также в процессе деятельности бюджетные лимиты могут быть пересмотрены как в сторону уменьшения (секвестирования), так и в сторону увеличения.