Платформа управления знаниями (SAP Knowledge Management) обеспечивает управление неструктурированной текстовой информацией. Такая информация может храниться в файловых системах, системах документооборота, на веб-серверах и т.д. в файлах различных форматов. С помощью платформы управления знаниями эта информация может быть преобразована в организованные знания, доступные сотрудникам, заинтересованным в получении этих знаний для принятия более обоснованных решений.

Content Management

В состав платформы управления знаниями входит компонент Content Management, который отвечает за подключение к порталу внешних хранилищ документов и предоставляет пользователям набор общих сервисов по работе с документами из этих хранилищ, а также имеет свое собственное внутреннее хранилище документов. К числу его функций относятся:

• Загрузка документов с локального компьютера в хранилище и выгрузка его для редактирования, добавление URL-ссылок и ссылок на документы в собственный список фаворитов;
• Создание HTML-документов через несложный встроенный WYSIWYG- редактор, создание текстовых- и HTML- документов через онлайновый текстовый редактор.
• Создание и публикация документов в портале с использованием XML-форм (ленты новостей, часто задаваемые вопросы). Имеется визуальный редактор XML-форм, который позволяет разработать формуляр.
• При публикации документа возможно его прохождение через процесс утверждения. Данное свойство активируется на уровне папки, процесс может состоять из нескольких шагов, и на каждом шаге может быть несколько утверждающих.
• Можно хранить несколько версий одного документа и активировать любую из них.
• Возможна подписка на папки и документы. В зависимости от выбранной периодичности пользователи получают уведомления об изменении содержания. Могут быть заданы различные каналы получения уведомлений, например, iView в портале или электронная почта.
• Для документа в системе ведется набор свойств, например, автор и дата создания, автор и дата последнего изменения и др. Для каждого документа может быть задан набор пользовательских свойств в формате имя, значение. Все эти свойства учитываются при поиске документа.

Поиск и классификация информации

В портале поддерживается поиск текстовой информации в одном запросе по многим информационным источникам. В качестве источников данных могут выступать распределенные файловые хранилища, почтовые системы MS Exchange и Lotus Notes, базы данных, Интернет сайты и иные источники. Поиск обеспечивается собственной поисковой машиной (TREX), и учитывает морфологию русского языка.

Существуют различные варианты поиска, например:

• полнотекстовый поиск,
• точный поиск,
• атрибутивный поиск,
• поиск подобных документов.

При атрибутивном поиске можно задать любое количество системных и пользовательских свойств документа. Из окна результатов поиска можно перейти к родительской папке документа, просмотру подобных документов, просмотру детальных свойств документа, либо просмотру текстового содержания документа в формате HTML (с выделенным искомым термином).

Система предоставляет возможности автоматической классификации документов на основе поискового запроса и на основе документов-образцов. При классификации строится единая логическая иерархия на основе нескольких физических хранилищ документов, возможно создание нескольких классификаторов для одного поискового индекса. Один документ из физического хранилища может быть отнесен к различным категориям классификатора.

Данная функция позволяет в автоматическом режиме распределять документы, физически находящиеся в различных хранилищах, в единую логическую иерархию, тем самым минимизируя работу по категоризации документов (которая требуется при использовании большинства систем управления документами) и упрощая их дальнейший поиск и использование.